TECNOLOGÍA: Consejos para mantener ordenada la bandeja de entrada del programa de correo electrónico

9-9-2010 - Nuevos trucos para organizar y manejar mejor la cuenta de e-mail.

Estas líneas están destinadas sobre todo a aquellos –muchos, por lo que Next pudo averiguar– que viven abrumados por la cantidad de mensajes de correo electrónico que reciben cada día. El e-mail es una herramienta de comunicación y de trabajo a esta altura indispensable en numerosas actividades, pero cuando llega en cantidades ingentes puede ser también un problema. Uno que, sea dicho rápidamente, no tiene solución única y definitiva. Sin embargo, existen modos de mantenerlo bajo cierto control. Aquí, algunos trucos, rutinas y herramientas que Next recogió entre especialistas en el tema y entre usuarios que, acostumbrados a tener el inbox atiborrado, le encontraron una vuelta al asunto.

En su weblog, Kevin Rose, creador del sitio Digg, da algunos tips para ahorrar tiempo con el e-mail. Entre ellos sugiere: “Escribí ‘enviado desde un iPhone’ al pie de tus respuestas cortas”. Así, se evitarán enojos ante mensajes “telegráficos”, ya que “la gente no espera réplicas largas cuando estás en el teléfono”, dice Rose. Para acentuar la credibilidad de los mensajes, el creador de Digg sugiere no olvidarse de escribir en esos mensajes algunas palabras con errores de tipeo.

Otra sugerencia de Rose para filtrar mensajes es crear una regla para que se respondan de modo automático los mensajes que han pasado muchos días sin ser leídos. Esa respuesta debería decir algo así como: “Su mensaje (copiado abajo) fue recibido hace X días, aún no ha sido abierto y ha sido archivado. En caso de que todavía requiera una contestación, simplemente responda este e-mail. Gracias”. Después, hay que establecer otro filtro que deposite en una carpeta determinada los mensajes de quienes decidieron insistir, para darles prioridad. Eso puede hacerse creando una regla que derive a una determinada carpeta los e-mails con el texto “Su mensaje (copiado abajo)” u otra frase contenida en la respuesta automática inicial.

Para que el tráfico de mensajes no se desboque, Stever Robbins, presidente de LeadershipDecisionworks, una consultora que asesora a empresas acerca de su productividad, sugiere que se escriban las respuestas sin pérdida de tiempo, pero que se les programe un envío diferido. “Esto funciona muy bien –dice Robbins– para conversaciones que son agradables pero no urgentes”. Esas pausas le dan aire a la bandeja de entrada, señala.

Otro de los consejos de Robbins es: “Ignore mensajes. Sí, ignórelos. Si algo es importante, usted se enterará por otra vía. Confíe en mí, y la gente se acostumbrará a levantar el teléfono y llamarlo si se trata de algo realmente importante”.

En el weblog MacTips aparece el siguiente consejo: Sea honesto. Si sabe en su corazón que nunca va a responder un e-mail, elimínelo de una vez.

Algunos expertos coinciden en que, en las actividades que lo permitan, se debe dedicar al e-mail un tiempo determinado, y luego hay que cerrarlo.

También tienen consenso la sugerencia de no usar el e-mail para todo (a veces el teléfono, el chat, un comentario en un blog o un SMS son mejores opciones). Además, siempre hay que ser breve.

Mientras que, entre los tips más conocidos, no hay que olvidar el de usar filtros y reglas, y de tener diferentes direcciones.

Tal vez lo primero para tomar nota es que una casilla de correo caótica, con meses de descuido y miles de mensajes acumulados, no se ordena de un día para otro. Organizarla y establecer rutinas para mantener el e-mail bajo control lleva tiempo, y alguna dedicación.

Finalmente, hace un tiempo ya, el blog especializado ReadWriteWeb, incluyó entre las opciones de último recurso para lidiar contra la sobrecarga de correo electrónico ( e-mail overload ), declarar el e-mail en quiebra, esto es, abandonarlo. Al hacerlo, el sitio recomienda enviar un (último) mensaje con explicaciones, disculpas y ofreciendo otros modos de ser contactado. Y además, dice ReadWriteWeb, “prepárese a ser ridiculizado”.

Cinco casos concretos
Para Sergio Di Cuffa, a cargo de la filial argentina de Sybase, es fundamental contestar los mails según claras prioridades, y agrupar en una carpeta lo que no pueda contestarse.

En tanto Pablo Motl, director general para el Cono Sur de Matchcode, recibe un promedio de 60 e-mails por día, y recurre a las carpetas y las subcarpetas ordenadas por temas prioritarios.

A Carlos Mazalán, de Mazalán Comunicaciones, le llegan unos 250 e-mails diarios, y sugiere, entre otras cosas, crear plantillas de texto con las respuestas más frecuentes, “para no tipear mil veces lo mismo”.

Por su parte Natalia Martínez, de Edelman Argentina, enfrenta unos 300 mensajes diarios. “Lo ideal es que en el inbox no haya nunca más de 50 mails. De lo que recibo, cerca del 40 % se etiqueta o se desvía de modo automático”, cuenta.

Mientras que Bruno Guinovart, de EMC, crea reglas de desvío automático a carpetas. “Hago lo mismo con los correos de familiares y amigos. Esa carpeta la reviso una vez por semana, porque asumo que si pasó algo importante me llamarán o me enviarán un SMS”.

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